Tài liệu tham khảo về Hội thảo Giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp/ tổ chức

 

Công ty Cổ phần TS24 trân trọng cảm ơn Quý Khách hàng đã quan tâm đến các giải pháp và dịch vụ mà TS24 đã và đang cung cấp cho Doanh nghiệp như TaxOnline, iBHXH, iHaiQuan, XuatHoaDon….

Hiện tại với những vấn đề tồn tại của hóa đơn giấy, và những tiện ích - lợi ích to lớn của hóa đơn điện tử mang lại, các Doanh nghiệp đang rất quan tâm về hóa đơn điện tử/ hóa đơn điện tử có mã xác thực và mong muốn tìm hiểu rõ hơn về hành lang pháp lý, các giải pháp triển khai hóa đơn điện tử để áp dụng tại Doanh nghiệp mình.

Để giúp Quý anh/ chị có thêm thông tin chính xác về hóa đơn điện tử/ hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty TS24 xin cung cấp toàn bộ tài liệu về giải pháp hóa đơn điện tử, điều kiện áp dụng tại Doanh nghiệp, các nghiệp vụ liên quan,... Đồng thời, tóm tắt các câu hỏi thường gặp tại các Hội nghị của Cơ quan Thuế tuyên truyền về Hóa đơn điện tử, các văn bản pháp lý liên quan đến Quý Doanh nghiệp, để tiện việc tìm hiểu và áp dụng cũng như là sử dụng hình thức hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật.

A/. MỘT SỐ CÂU HỎI ĐÁP TẠI CÁC HỘI NGHỊ TUYÊN TRUYỀN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ:

Hỏi: Hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế khác nhau và giống nhau như thế nào?

Trả lời: Hóa đơn điện tử căn cứ sử dụng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.Hóa đơn điện tử có mã xác thực căn cứ theo Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ Tài chính v/v thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế. Hiện nay tại Hà Nội, mới có trên 100 đơn vị đang thực hiện thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực và chưa có thời điểm chính thức triển khai mở rộng hóa đơn điện tử có mã xác thực. 

Điểm giống nhau: quy trình sử dụng của người dùng để tạo ra hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách hàng, lưu trữ, tra cứu hóa đơn. Cấu trúc dữ liệu hóa đơn điện tử và hóa đơn có mã xác thực là giống nhau. Người nhận hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực cũng tra cứu như nhau trên cùng một hệ thống của Nhà cung cấp dịch vụ.

Điểm khác nhau: khi tạo ra hóa đơn điện tử có mã xác thực thì hệ thống sẽ đẩy lên hệ thống xác thực của Cơ quan Thuế và trả về có mã xác thực bên trên hóa đơn điện tử dưới hình thức là một mã vạch 2 chiều và một chuỗi ký tự (xem mẫu hóa đơn điện tử tại đây, xem mẫu hóa đơn điện tử có mã xác thực tại đây). Hóa đơn điện tử thì báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho Cơ quan Thuế giống như hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử có mã xác thực thì không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Hỏi: Khi doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử thì khi có chủ trương mở rộng hóa đơn có mã xác thực và doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn có mã xác thực thì phải làm sao?

Trả lời: Hệ thống hóa đơn điện tử do TS24 cung cấp hiện có cả 02 hình thức xác thực và không xác thực. Hiện đã có khách hàng đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực và cũng có trường hợp dùng hóa đơn điện tử. Khi Cơ quan Thuế mở rộng cổng tiếp nhận xác thực và cho đăng ký rộng rãi, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng thì chỉ việc Thông báo phát hành thêm loại hình hóa đơn điện tử có mã xác thực với Cơ quan Thuế. Sau đó, vào trong ứng dụng XuatHoaDon đã có sẵn chức năng Hóa đơn xác thực để sử dụng tương tự như chức năng Hóa đơn điện tử. Khách hàng nhận hóa đơn cũng không thay đổi hình thức tiếp nhận 02 loại hình hóa đơn này.

Hỏi: Điều kiện pháp lý, kỹ thuật để sử dụng hóa đơn điện tử?

Trả lời: Về pháp lý thì căn cứ vào khoản 2, điều 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính & Cơ sở pháp lý: thông tư  10/2014/TT- BTC quy định xử phạt vi phạm hóa đơn.
“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: 

  1. a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. 
  2. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
  3. c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  4. d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. 

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

  1. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: 

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; 

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

Về kỹ thuật: hiện nay TS24 cung cấp 02 dịch vụ cho doanh nghiệp/ tổ chức: dịch vụ sử dụng ứng dụng, hạ tầng lưu trữ, tra cứu, cung cấp hóa đơn cho khách hàng qua dịch vụ T-VAN; dịch vụ cung cấp ứng dụng và hạ tầng do khách hàng tự đầu tư, quản lý.  Tùy theo quy mô và nhu cầu sử dụng, quý khách hàng vui lòng gửi email liên hệ đến bộ phận tư vấn Tuvan@TS24.com.vn để chúng tôi hướng dẫn theo từng trường hợp cụ thể. 

Hỏi: Cơ quan Thuế có chủ trương cung cấp phần mềm miễn phí như HTKK về hóa đơn điện tử và hóa đơn có mã xác thực hay không?

Trả lời: Chủ trương của Ngành Thuế là xã hội hóa dịch vụ hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã xác thực qua các Nhà cung cấp dịch vụ T-VAN. Doanh nghiệp/ tổ chức tự lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ uy tín, có đủ năng lực và phù hợp với mình để sử dụng. Các nhà cung cấp phải đáp ứng điều kiện tối thiểu được quy định tại điều 5 của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Hỏi: Theo điểm e, khoản 1, điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính có quy định hóa đơn điện tử phải có chữ ký số của người mua, trường hợp này rất khó triển khai sử dụng cho khách hàng của doanh nghiệp?

Trả lời: Tại khoản 2 của điều 6 của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính: “Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”. Và ngày 23/02/2016 Bộ Tài chính đã ra công văn số 2402/BTC-TCT v/v Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử, có nội dung:

“Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.”

Như vậy, đối với người mua thì nếu có một trong những chứng từ chứng minh việc mua bán: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… thì không cần ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử.

Hỏi: Phần mềm XuatHoaDon của TS24 có kết nối vào các phần mềm quản lý bán hàng sẵn có hay không, nếu doanh nghiệp chưa có phần mềm quản lý bán hàng thì phải làm sao?

Trả lời: Phần mềm XuatHoaDon (XHD) của TS24 có mô-đun kết nối dữ liệu với bất kỳ dữ liệu bán hàng nào (CSDL Oracle, SQL Server, MySQL, Access, Excel…).  XHD hỗ trợ 03 mô hình quản lý: xuất hoá đơn trực tiếp trên XHD; kết nối dữ liệu phần mềm bán hàng sẵn có để xuất hoá đơn trên XHD; kết nối XHD với phần mềm bán hang để xuất hoá đơn trên phần mềm bán hang. Trường hợp quý khách chưa có phần mềm bán hàng thì TS24 đã có phần mềm SM24 cung cấp cho quý khách hàng sử dụng.

Hỏi: Doanh nghiệp có được quyền sử dụng nhiều hình thức hóa đơn như tự in, đặt in, điện tử… hay không vì doanh nghiệp sợ trục trặc khi triển khai hóa đơn điện tử thì không xuất được hóa đơn cho khách hàng?

Trả lời: Tại khoản 3, điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính nêu:

“3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”
Như vậy doanh nghiệp được quyền sử dụng nhiều hình thức hóa đơn sau khi đã thông báo với Cơ quan Thuế. Do vậy nếu khi hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp bị trục trặc thì đổi sang hình thức khác để sử dụng theo đúng quy định.

Hỏi: Phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử qua dịch vụ XuatHoaDon của TS24 là bao nhiêu, TS24 đã cung cấp bao nhiêu khách hàng sử dụng dịch vụ này rồi?

Trả lời: Tùy theo số lượng hóa đơn điện tử phát hành trong tháng nhiều hay ít phí dịch vụ từ dưới 400 đồng/ hóa đơn. Tùy theo quy mô và nhu cầu sử dụng, quý khách hàng vui lòng gửi email liên hệ đến bộ phận tư vấn Tuvan@TS24.com.vn để chúng tôi báo giá theo từng trường hợp cụ thể. Hiện TS24 là đơn vị đã sử dụng hóa đơn điện tử trên hệ thống XuatHoaDon từ năm 2011 đến nay và đã sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực từ tháng 10/2015 đến nay. Vì lý do bí mật kinh doanh chúng tôi chỉ tiết lộ những đơn vị bán lẻ lớn như TGDĐ trên 800 điểm bán lẻ, sử dụng gần 2 triệu hóa đơn/tháng; VT-A trên 300 điểm bán lẻ, sử dụng trên 800.000 hóa đơn/ tháng; BV VĐ 30.000 hóa đơn /tháng... và gần 100 đơn vị đang triển khai trên cả nước.


B/. NỘI DUNG TRÌNH CHIẾU & VĂN BẢN PHÁP LÝ: 

  1. Slide trình bày của Cơ quan Thuế.
  2. Slide trình bày của Công ty Cổ phần TS24.
  3. Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  4. Công văn công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 Bộ Tài chính v/v Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử.

C/. GIỚI THIỆU CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM XuatHoaDon QUA VIDEO CLIP:
XuatHoaDon hỗ trợ 03 mô hình xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng:

  1. Xuất hóa đơn trực tiếp trên ứng dụng XuatHoaDon. (Click để xem)
  2. Tự động lấy dữ liệu trên phần mềm bán hàng để tạo hóa đơn trên ứng dụng XuatHoaDon. (Click để xem)
  3. Hỗ trợ kết nối tạo hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm bán hàng. (Click để xem)
  4. Nhằm tạo thuận tiện để Quý Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử và quản lý toàn bộ hóa đơn mua vào, XuatHoaDon có chức năng Nhận hóa đơn điện tử và Quản lý hóa đơn mua vào. Người mua dễ dàng nhận được các hóa đơn điện tử do nhiều người bán khác nhau sử dụng XuatHoaDon xuất ra hoặc chèn/ nhập liệu hóa đơn điện tử/ giấy do các phần mềm khác xuất đưa vào để quản lý chung. Dữ liệu quản lý hóa đơn mua vào tự động chuyển sang khai thuế, đồng thời quản lý/ lưu trữ chứng từ hóa đơn mua vào. (Click để xem)

 

 

Mọi chi tiết và yêu cầu giải đáp thắc mắc vui lòng liên hệ:

PHÒNG TƯ VẤN – MARKETING

TỔNG ĐÀI: 19006154 – PHÍM SỐ 1

Email: TuVan@ts24.com.vn

Trân trọng thông báo./.